[X必读] 办好一场活动，就是管好这10张表

掌握好这几张表，就相当于掌握了一套活动“模板”，帮你管理活动的推进节奏和重要环节。

• 1.工作推进表（Timeline）
• 2.工作人员联系表（Contact List）
• 3.活动流程（Agenda）
• 4.活动执行分工表（Action Plan）
• 5.台本（Rundown）
• 6.AV设备清单（Equipment List）
• 7.物料清单（Material List）
• 8.第三方培训清单（Training List）
• 9.彩排时间安排表（Rehearsal Plan）
• 10.嘉宾信息表（Guest Information）
• 11.VIP管理清单（VIP Management）
• 12.传播计划表（Communication Plan）
• 13.传播效果统计表（Media Review）

 

01

工作推进表

（Timeline）

这是活动蓝图和计划表。

受众：全体筹备人员

使用场景和内容：解决“什么人，负责什么事，什么时间必须落地”的问题。

1. 1 把整个项目拆细为工作组；

1.2 设置组长组员，明确工作内容和职责；

1.3 明确deadline。

 

02

工作人员联系表

（Contact List）

受众：全体筹备人员

使用场景和内容：这张表格主要列明每个工作板块中的负责人是谁，以便通过各种方式第一时间取得联系。

 

03

活动流程表

（Agenda）

这个不需要解释，帮助所有筹备人员、主办方老板、参会嘉宾、乃至通过报道后想要了解活动的吃瓜群众快速了解会议内容、流程的表格。

 

04

活动执行分工表

（Action Plan）

使用场景和内容：这张表告诉执行人员进场后，什么人应该在什么地方、什么时间、做什么事情。它是现场的纲领性、指导性的文件，也是项目OWNER(项目总负责人)的工作计划和执行依据。

 

05

台本

（Rundown）

也叫流程技术合成表，台本等，行内统称：Rundown.

受众：AV控台里内各个部门如视频、灯光、音响、直播、导演、主持人、演职人员等内部工作人员专用。

使用场景和内容：以大会流程和时间为纲，指导屏幕和舞台在每个时间点上应当呈现出的每个细节。

 

06

AV设备清单

（Equipment List）

支撑一场约300人论坛必要的音视频、灯光设备清单。

 

07

物料清单

（Material list）

受众：各个板块工作组

使用场景和内容：活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具等物料清单，一般按区域归类后逐项列出，描述具体样貌、材质、作用等，需要定好计算单位，确定数量、有时需要标明价格，用于前期现场盘点，也可以用作预算清单、结算清单附件。

 

08

第三方培训清单

（Training List）

09

彩排时间安排表

（Rehearsal Plan）

使用者：嘉宾管理组

受众：流程组、嘉宾

使用场景和内容：彩排时间往往有限，大咖更是时间金贵，所以此表是用于合理安排大咖在有限时间内进行高效彩排。

 

10

嘉宾信息管理表

（Guest Information）

使用者：嘉宾管理组

使用场景和内容：嘉宾管理表的目的是管理不断变动中的各类嘉宾状态——嘉宾是否已经邀请？嘉宾是否确认前来？是否已经购票？是否有特殊要求？都应该记录在这张表里，用于随时反馈嘉宾邀约情况，适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。

 

11

VIP管理清单

（VIP Management）

受众：VIP管理组

使用场景和内容：VIP接待是重点中的重点，这张表可以帮你拎清重点，以免在关键时候掉链子。

 

12

传播计划

（Communication Plan）

受众：活动传播组

使用场景和内容：活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划，按阶段盯住传播主体和传播渠道，并标注好传播细节，以便达到最大化的传播效果。一般包含传播阶段、传播主体、形式渠道和注意细节。

 

13

传播效果统计表

（Media Review）

受众：项目负责人/老板

使用场景和内容：用来回答1个问题：活动到底产生了什么效果？产生多少传播？多少发稿？沉淀多少客户？完成多少销售额？通过这张表格可以形成完整、直观的观察和判断。

(题图：Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash)

关于作者：刘娟 Jane，优森美驰活动营销机构第一事业部总经理，12年的行业经验。服务过三星 、百度、 英特尔 、SAP、 联想集团、 联想控股、 万达、 花旗、奔驰等。有国际团队合作经验。