新媒体远程办公操作指南

今天，你远程办公了吗？

据我们了解，不少公司今天已经开工，流量太大，一度导致钉钉、企业微信和Zoom崩溃；不少人也表示，在家办公爽是爽，效率是真的低，房间里的每个物件都是诱惑——是我的床，它不放过我！

那么，新媒体同行们都是如何远程办公的？需要用到哪些软件？我们采访了一些同行，并整理了多个沟通、协同工具，希望对你有用。 如果你还没开工，那……我真的很羡慕你！

 

01

新媒体公司的远程办公tips：
语音优先、结果导向

远程办公的优点在于，行为有据可查，责任明确，而且时间自由，但缺点也在于，时间太自由。

不少同行提到，因为无法面对面，也没有办公的环境，容易导致效率地下。总体来说，图文类新媒体还是比视频类新媒体受到的影响小，直播带货行业更多受物流影响。

以下是一些新媒体同行的经验。

1.1 能语音绝对不文字 

「丁香医生」和「星球研究所」都有相关人士表示：能电话绝不微信，换句话说，能语音绝不文字。微信文字沟通，一来一回很容易导致效率低下，甚至信息传达错误。

震惊文化也表示：一切从简，怎么高效怎么来。

1.2 多储备几个协同软件，必要时直接语音通话

面对钉钉和企业微信均崩溃的时候怎么办？ 有的团队果断发起微信语音通话；新榜的成都团队今天早上用YY语音进行了80人的全员会，“亲测好用，稳定；支持网页、PC、App；管理员权限明确……”。

唯一坏处是，可能会想起打游戏的过往！

1.3 视频Say hi 

新世相的同行认为，人与人之间依然需要面对面，看到彼此的眼神，才能实现更充分的交流，所以“我们有时会采取视频会议，或者早上花5分钟开个视频会议给彼此打个招呼，督促大家起床洗脸洗头，帮助大家更好的进入工作状态”。

联丰影视传媒也表示，尽量视频会议，而不是语音。参会者可以更集中精力讨论问题。

1.4 视频团队怎么工作？存货、提前策划、KOL自己拍

惊鱼文化告诉我们，过年前他们已经拍摄了部分素材以备不时之需，所以视频团队现在可以继续剪辑存货，大致可坚持到2月底。此外，他们的视频团队已经提前开始进行视频策划和脚本撰写，等到疫情解除后直接开工。 「歪果仁研究协会」表示，因为KOL自身具有拍摄能力，所以目前以他们自己拍摄为主，等疫情过去再重新启动团队拍摄模式。

1.5 制定线上办公流程，规划时间 

惊鱼文化方面还提到，虽然公司一直以来都以线上业务为主，但因为需要进行头脑风暴等团队工作，管理者较难统一和协调各方面的想法。大体上来说，远程办公需要制定明确的线上办公流程：早晨打卡-每日工作计划-各部门协调会议-正常午休和下午办公-下班前发日报。

AbleSlide团队则表示，最好借助工具（比如Tower、Trello等），将项目目标拆解成每天一个个任务，线上任务责任到人；规划好团队的时间，以及团队成员个人规划好休息时间和工作时间。

1.6 强调质量管理、结果导向

2015年成立团队至今一直采用远程办公的「英国那些事儿」表示，通常他们的选题会直接通过微信群开。他们的经验在于，虽然不用考勤，但是要强调考核结果，比如文章量/达到发布要求的文章量，保证工作正常进行。 麦客网络则认为，因为新媒体行业长期会有远程协作，对远程办公适应力协同力应优于其他传统行业。

所以，远程办公可遵循PDCA原则（计划plan-实施do-检查check-行动action），保持目标任务拆解，日事日毕，做好沟通复盘，结果导向。

1.7 搜一搜“节后再说” 

第一件事，搜索一下微信聊天记录里的“节后再说”

——来自惊鱼文化的新媒体同行。

 

02

开工软件

为了方便大家实操，我们将目前比较常用的远程办公工具分为四类，通讯工具、协同文档和共享云盘，针对他们的特色进行了盘点罗列，方便大家打包带走。

• 通讯、会议工具：
  钉钉、企业微信、飞书、Zoom、QQ、YY、Skype、Slack
• 协同文档：
  石墨文档、腾讯文档、金山文档、幕布、135编辑器
• 项目管理：
  Teambition、Trello
• 共享云盘：
  腾讯微云、钉盘、百度云、微盘

2.1 通讯工具

总得来说，这些通讯工具均支持视频会议/远程演示、云盘、日程管理、在线文档等，钉钉和企业微信都支持讯直播，方便实时互动、保存录像。
各工具的区别在于通话群组大小、流畅度等，各公司可根据团队规模大小和使用场景进行选择。

2.1.1 钉钉

特点：102人会议（免费版，企业版支持302人）、远程演示、云盘、日程管理、在线文档

收费情况：免费

软件类型：桌面版、App

会议/远程演示

钉钉免费版支持102人会议会议，可共享屏幕、禁言参会者，会上也可以录制屏幕供会后查看。

远程协作

通过钉钉群可以实现任务分配和项目管理，需要在线编辑时可以采用钉钉文档。

2.1.2 企业微信

特点：打通腾讯产品、云存储、万人群、群直播、300人音视频会议（疫情期间）

收费情况：免费

软件类型：桌面版、App 企业微信打通了QQ、微信等腾讯旗下产品，用户可以一键登录，提供了万人大群和300人音视频会议等功能，能通过微盘进行网络云存储。

300人会议

工作台界面进行会议预约和发起开会，疫情期间免费开放300人的音视频会议。

日程管理和待办事项

在日程管理页面可添加个人和团队日程，并邀请团队成员加入；待办事项也可加入参与者，进行统一的任务管理。

2.1.3 飞书

特点：商业版办公套件、远程会议、日程管理、云存储

收费：限免至5月

软件类型：桌面版、App 飞书是字节跳动公司推出的企业沟通和协作平台，1月28日期开放使用，限免至5月1日。除了聊天和日程管理以外，也提供在线文档和云存储功能。如果是团队使用，可到飞书官网创建团队，并邀请成员加入。

共享文档页面

视频会议和共享屏幕

用户可以在飞书发起音视频会议，视频会议支持25人同时在线。

视频会议中，任意参会人都可以点击“共享”按钮共享自己的桌面或应用窗口，在头脑风暴和多人讨论的场景中比较实用。同时，主持人可以一键全员静音，指派新主持人等。

线上办公室

2月2日，飞书新推出的线上办公室默认提供语音沟通，每个办公室支持最多50人同时在线。

2.1.4 Zoom

特点：100名参会者（付费版最高可支持500人）、屏幕分享、音频转文字

收费情况：免费

软件类型：桌面版、App Zoom是一款专注视讯会议的软件，2019年4月刚刚完成上市，据调查，这是中小企业（员工少于500人）更偏好的会议软件。
最大特点在于高清、流畅、在线协同、屏幕共享，免费版的群组视频会议时长为40分钟。疫情期间，在线视频会议服务免费并且不限时长。

2.1.5  QQ

特点：16人群视频通话、文档/白板演示、资料传输/存储

收费情况：免费

软件类型：桌面版、App版 相对微信群，QQ上有更多的文件管理功能，所以是很多班级群的首选，签到、群接龙、投票、作业等都是比较常用的功能。适合小团队在视频会议/远程演示和信息收集的场景下使用。

16人视频会议/远程演示

QQ群里可以发起16人视频通话，支持全员静音或单独静音个别成员，如需演示，可以共享屏幕、窗口和白板。

2.1.6 其它

YY语音，斗鱼等游戏常用语音软件，比如新榜的团队。最大的特点是免费且稳定，作为非办公软件，也可以避免了流量太大导致的崩溃，还能重温曾经的青葱岁月……

2.2 协同文档

针对近期疫情，不同协同文档软件也对远程办公进行了升级，包括协作人数上调、会员功能限免等，用户可以根据团队需要选取。

2.2.1 石墨文档

特点：协作人数无上限、上线新办公模板

收费情况：个人版免费，疫情期间个人版升级远程办公版、企业高级版免费

软件类型：网页版、桌面版、App、微信小程序

在线协作

这是新榜编辑部最常用的功能，作者写稿，编辑和合作方可以在线查看和提出修改意见。可新建文档、表格、PPT，疫情期间，思维导图、表单和白板也面向个人版开放。

其中，白板功能可用于直接分享至群成员，适合在头脑风暴场景下使用。（提示，该功能仅支持网页版，如果使用触控笔比如Apple pencil，可以通过Safari等浏览器打开）

办公模板

针对不同办公场景，石墨推出了8款办公模板，如需进行任务管理，可以添加项目看板和人物管理模板等，可以将人物分配至个人，标注开始和完成时间、自动填写任务状态。

除此外，办公模板中还有财务模板、周计划总结模板、OKR模板、待办清单、会议纪要和四象限任务模板。

注：远程办公版可在https://shimo.im/pricing/personal页面领取。

2.2.2 腾讯文档

特点：打通腾讯系产品、远程展示、智能翻译、200人文档协作

收费情况：疫情期间会员免费使用1个月（需在「腾讯文档」公众号回复“申请会员”使用，次日开通）

软件类型：网页版、App、微信及QQ小程序

针对疫情期间的返工人员信息统计，腾讯文档上线了多个疫情统计模板，将单个收集表填写人数提升至7000条。（如需使用高级功能，可在「腾讯文档」后台回复“申请会员”填写信息，会员权限将于次日开通，免费时长为1个月。）

协同编辑

如果需要多人进行审稿和修改，腾讯文档的word、ppt和excel都支持200人协同编辑。在稿件审核、信息统计和项目进度管理场景下比较实用。

远程演示

如果需要向同事展示PPT，可点击远程展示，使用激光笔（无法进行标注）和语音配合讲解（在线文档和在线PPT均支持远程演示和语音通话）。

2.2.3 金山文档

特点：远程开会、在线演示、365人文档协作

收费情况：免费

软件类型：网页版、桌面版、App、微信小程序 金山WPS办公套件主要有五大功能，包括多人异地开会、待办事项安排、团队文件管理、协同编辑、多人信息管理等。（如需开启团队协作办公，可在主页面进行申请）

异地开会/远程演示

异地开会需要用到文档、PPT和表格等内容展示时，可以点击新文档上方的【展示】按钮进入开会展示页面，【邀请成员】即可加入。主持人可同步展示页面，实时标注，进行语音讲解。

协作编辑

目前金山文档官方开放365人同时协作编辑的在线文档/表格/幻灯片，上线了多个免费常用模板，比如工作计划表、图表数据、财务报表、各类PPT模板等。

2.2.4 其它

大纲笔记软件幕布今天宣布高级版3个月免费，除了原有的协作和功能外，支持无限空间、数量，内容高级样式和思维导图高级风格。

对于图文团队来说，因为需要在公众号进行样式排版，石墨、腾讯文档都可能在粘贴时出现格式错误，所以有的团队也会使用135编辑器直接进行协作。

 

03

项目管理

虽然使用Excel表等办公软件也能实现项目进度管理，但专业软件可以更好地帮助团队管理者进行任务管理，比如阿里旗下的Teambition，以及Trello等。

Teambition

特点：任务可视化、流程共享

收费情况：限免至5月

软件类型：桌面版、App、微信小程序

长线的项目，用统一的项目管理工具对任务进行分解和可视化，有助于提高管理效率，让所有参与者对任务详情一目了然。

附一个「半佛仙人」对Teambition的介绍，类似Teambition这样的工具，最大的作用就是能够把工作细分成模块，并把每一个模块之间的关系连起来。除此外，进度的可视化能帮助团队成员和管理者适当条恒工作节奏。

图片来源：半佛仙人

类似的工具还有Trello，也可以通过任务看板将任务模块化和可视化，将任务指派到个人，实现高效管理。

图片来源：Trello官方网站

 

04

文件共享

新媒体同行不免会遇到共享素材如长图、视频的情况，微信有大小限制、QQ也不方便管理，使用云盘软件可以提高沟通效率。

常见的共享软件包括百度云、微盘等，如果使用的是钉钉、企业微信等，可以使用钉盘、微云等。

最后，远程办公最重要的是，营造工作的仪式感，比如，不要在休息区域办公。这大概也是新世相采用视频say hi的原因，洗脸洗头可以帮你更好地进入工作状态。