[X必读] 一文讲透PPT这门技术活儿

制作PPT三个环节

1.1 构思是PPT的前提

1.1.1 明确目标：需要阅读型还是演讲型PPT？

阅读型PPT是将我们想表达的信息详细的呈现在幻灯片中，文字和内容会比较多；演讲型PPT只需把核心要点提炼出来即可，主要靠讲演者的解说演示。

1.1.2 收集观点：观点是否清晰？

最好能用一句话来概括PPT的主题，在演讲过程中想要短时间内说服别人，用一句话来提炼主题至关重要；譬如很多人介绍公司优势动不动就说整合型业务，反而让对方看不出核心优势在哪。

比如聚美优品最开始定位女性化妆品团购，吸引了一大批爱美的女性忠实用户；随着业务扩张转型成多元电商平台后，反而让用户对聚美优品的认知变得模糊，业绩也出现断崖式的下跌。当然在转型当中聚美优品也涉及到产品质量的问题，这里就不细说了。

1.1.3 理顺逻辑：如何打动人？

首先要想清楚听众是一群什么样的人，PPT里面的内容能否打动他们，这就需要PPTer拥有很好的用户分析和洞察能力，要懂人性。

乔布斯在推出Ipod的时候，他说的是”把1000首你喜爱的歌装到口袋里“；而这时候其它的MP3厂家却在强调产品的储存量有多少个G。哪种方式更高级更打动人，一眼见分晓。

1.2 设计让PPT升华

1.2.1 化繁为简

这里的化繁为简包括：视觉设计的简化和内容设计的简洁。PPT里面一定要剔除不必要的部分，才能让重要的内容得以体现。

知乎上有一个热门话题”有没有一句话的恐怖故事“，其中最经典的一个高票答案是“我给大家简单的说两句”。

1.2.2 美感精致

人天生是视觉性的动物，崇尚美丽漂亮的事物。PPT必须具备美感才能更具有说服力，让观众更容易接受我们的观点，所以如何把PPT设计的漂亮精美，是必须锤炼的基本功。

下面两张图是简化美化前后的对比，很好的说明了”化繁为简“和”美感“的重要性。

1.3 演绎决定PPT的高度

演绎也非常考验一个PPTer的功力，决定了听众对你的观点和信息的吸收。

1.3.1 真实诚恳

我们分享的观点和信息要真实，态度要诚恳。因为观众远比我们想象中要聪明，容不得忽悠。观众能够敏锐的觉察到信息是否真实、演讲者是否真诚。

1.3.2 幽默的桥段

演讲的过程当中需要一些让人印象深刻的桥段。乔布斯在苹果发布会上最喜欢用到这个技巧，一次发布会上乔布斯从信封当中掏出了macAir，后来全世界的媒体都用这张图片来作为报道。

1.3.3 气质和气场

在演讲过程当中，微笑和自信是必不可少的武器；可能在演讲过后，观众会忘了你说过什么，但是他们会对你在演讲中表现出来的气质和气场印象深刻。

1.3.4 创意收尾

在结尾的时候，如果能用一个创意的收尾，会给人意犹未尽的感觉；爱因斯坦说过”逻辑可以让你从A到B,但是想象力可以带你到任何地方"。

制作PPT的正确顺序

制作PPT的核心原则

3.1 认知层面的核心原则 

3.1.1 写PPT不是写作文

很多新手总是把一大段的文字放在PPT上，这是新手最容易犯的错误；首先视觉上密密麻麻非常的丑陋，同时自己的观点也很难被听众所吸收。信息展示应该突出要点、有层次的归纳、视觉形象化。

突出要点：每一页PPT最好只突出1-2个重要观点，让听众能够跟上思路。

归纳有层次：如果一页PPT里面的内容可以分为几个部分，一定要有层次的进行归纳和布局。

视觉形象化：尽量借助图片、图标和图标等可视化的方式来展示信息，可以让听众印象更加深刻。

3.2 逻辑层面的核心原则

3.3 沟通层面的核心原则

3.3.1 洞察人性的文案

我们讲的东西到底是不是听众想听的？这时候，就应该从听众角度去思考，他们关注的点是什么,他们处于什么样的环境和场景。

比如马自达的Slogan是：魅力科技。如果去农村做刷墙广告，你讲魅力科技估计没人会理解，不如刷上：开上马自达，马上就发达。

淘宝的口号大家耳熟能详：淘我喜欢。如果也做刷墙广告，就要刷上：吃穿住行用淘宝，价格便宜质量好。

3.4 设计层面的核心原则

PPT的设计可以总结成精炼的八字原则：对齐、聚拢、对比、重复

3.4.1 对齐：提升整体美感度

俗话说"一齐遮百丑"。有关对齐的美，能直接联想到的必须是我国引以为豪的阅兵队伍，每当看到解放军叔叔踏着整齐的步伐和队伍迎面走来，总能让全世界都不由自主的发出一声”WOW“，这就是整齐的魅力。

在设计PPT的时候，只要把文字、图片进行对齐，整个幻灯片的美感度会瞬间上升一个档次。通常来说，包含上下左右对齐、居中对齐、分散对齐等多种对齐方式。

以下两页幻灯片的排版对比，就能直观的感受到对齐产生的视觉效果。

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PPT常用操作功能

当你打开PPT软件的操作界面，千万不要被琳琅满目的功能吓到；因为有一半以上的功能，在实际制作时基本上用不到。比如顶部菜单栏“设计”里面的幻灯片模板，这个功能就很鸡肋，我相信很多人都不会使用如此缺乏美感的模板。

面对如此多操作功能，到底有哪些在制作时会被我们经常用到呢？

4.1 幻灯片的基本操作

幻灯片的基础操作包括：新建、复制和删除幻灯片，幻灯片放映，幻灯片浏览视图，幻灯片大小设置，着重讲一下幻灯片浏览和页面设置这两个操作。

4.2 幻灯片母版设置 

通过路径“视图——幻灯片母版”进入母版设置界面，通常需要做一个过渡页和一个通用页的母版。这样在幻灯片制作的时候可以直接套用母版，在母版的基础上再进行更多的设计。我们也可以做多个母版，制作幻灯片时点击鼠标右键来切换不同的版式

4.3 插入对象和素材

插入的常用操作包括：插入文本、形状、图片、图表、表格、音频和视频等。每一种素材的插入在具体运用中都是有技巧的（详情见下图），这些技巧会提升制作效率、协助我们制作更精良的PPT；好比插入的文本可设置为默认文本框，等下次再插入文本时，跟之前的文本是相同的性质。

4.4 素材快速对齐

4.4.1 自动对齐

移动素材的时候，画面中会出现跟其它素材对齐的等线，帮助我们快速对齐。

4.4.2 对齐操作

在菜单“格式“中找到“对齐”的功能栏，可以实现左右对齐、顶端底部对齐、居中对齐、横向对齐、纵向对齐等多，这是一个简单好用又极其重要的功能。

4.5 格式刷的使用

格式刷简单来说，就是把某个素材的格式直接运用到另一个素材上，可以用来刷文字的格式、刷形状的格式、刷图片的格式等；这里还有个小技巧，如果双击格式刷，可以把一个素材的格式，无限次数的运用到其它素材上。

制作PPT非常讲究整体风格的统一，所以格式刷这个功能的使用频率非常高，节省不少制作时间。

4.6 蒙版的使用

蒙版顾名思义就是“蒙在上面的板子“，通常有透明蒙版和渐变蒙版。最常见的使用方法，是在图片上面盖住一个色块，然后把色块的透明度提高来达到蒙版的效果。

蒙版可以大大提升设计感、做出高大上的PPT；当图片清晰度不够的时候，蒙版也可以起到遮蔽的作用。

4.7 切换与动画的使用

4.7.1 幻灯片切换

演示的时候给幻灯片切换加上动画效果，可以缓减观众的视觉疲劳；但是不建议使用太夸张的切换效果，太夸张会造成喧宾夺主的印象，比较推荐的切换效果有“推入”“擦除”“随机线条”“缩放”这几个。

4.7.2 动画效果

动画主要是协助演讲者进行演绎，当遇到幻灯片的信息过多、或需要自动播放信息的情况，都可以通过做动画来解决。动画有进入、强调、退出、动作路径这四种方式，每种方式都包含了十几种动画效果，大家可以根据个人的喜好来选择。

需要知道的是，当我们费尽心思做好一个动画之后，可以利用动画刷的功能，直接把这个动画运用在其他元素上，大量节省了制作的时间。

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进阶大牛的王牌功能

• 不用PS也能抠图和绘制不规则形状？
• 不用借助对齐功能也能智能对齐？
• 不用知道色号也能快速提取颜色？

没错！这些都可以利用PPT来直接实现！以下这些功能让设计实现更多可能，在效率上也有了质的提升。

5.1 取色器

当看到喜欢的颜色或一组好的配色，如果不知道颜色的具体色值，就需要用到取色器功能，可以轻松完成颜色的提取。

同时颜色提取完一次之后，颜色板上会保留最近使用过的颜色，接下来就可以直接使用了，是不是觉得非常方便。

TIPS：如果用的是老版本office没有取色器，也是有办法可想的——使用QQ截图，在截图时只要把鼠标箭头移到色块上，就会显示该色块的RGB值，然后在PPT颜色填充中输入RGB值，完成颜色的提取。

5.2 编辑顶点

取色器是帮助提取任何想要的颜色，而编辑顶点则是帮你做出任何想要的形状。比如我们想要把长方形的一条边变成弧形，选中长方形右键点击“编辑顶点”，拉动这条边就可以绘制成弧形，还可以通过调节杆进行弧度的调整。

光知道这个功能当然是远远不够的，还需要花时间去操练才能真正的熟练运用，手绘出各式各样的不规则图形。

• 联合：多个对象联合成新的对象，经常用于做新形状。
• 组合：多个对象重叠的部分被减除，也主要用来做新形状。
• 拆分：每个对象里分离的部分被拆成单独的形状，用来做文字创意比较多。
• 相交：多个对象重叠的部分被保留，常用来做文字纹理填充和异型裁剪。
• 减除：先选的对象中减除掉与后选对象重叠的部分，可用在给图片中减除字。

布尔运算的规则：选择多个对象时候的先后顺序，会对布尔运算的结果产生影响，运算后保留的是先选择的对象的格式（填充色，轮廓色，效果等）。

提升效率的基础设置

6.1 参考线协助排版

通过路径“视图——参考线”勾选之后，在电脑中打开任意PPT文件都会默认开启参考线。

PPT的设计非常讲究素材上下左右的对称排布，打开参考线后，可以分辨出素材的排布是否对称，并借助参考线调整到正确的位置。针对相邻的两页幻灯片，如果存在同样属性的素材，也可以借助参考线，把相同属性的素材排在两页幻灯片中的相同位置；这样做的好处是，在演示切换幻灯片时，观众不会产生视觉上的跳跃感。

6.2 撤销次数，添加后悔药相信不少人碰到过这两种令人崩溃的情况：情形1，不小心删掉了有用的素材，这时候会用到撤销功能，但发现撤销次数不够用。情形2，调整排版或信息，发现调整后还不如之前的版本好，但改动太大无法撤销到先前的版本。

如果碰到这两种情形还有办法挽救吗？答案是“NO！只能重做！“

But，我们可以提前做好预防，就是自定义撤销次数，估计很多人都不知道这个功能的存在。设置撤销次数的路径“文件——选项——高级——最多可取消次数”，最高可设置撤销150次，相信绝对够用了。

6.3 界面颜色，拥有个性化界面

大部分版本默认界面是彩色的，如果你经常熬夜加班或长时间对着电脑写PPT，就可以把界面调成灰色来保护眼睛。

修改界面颜色的路径“文件——选项——常规——office主题”，最新版提供了彩色、白色和灰色三种界面颜色供选择，大家可以根据自身的喜好和需求，设置个性化的界面。

6.4 快速访问工具栏，减少二次操作

有些功能的使用频率极其高，如插入形状、插入文本、文字颜色大小、形状颜色、对齐、格式刷等。如果每次使用的时候，都需要去菜单栏去点击寻找，会大大阻碍PPT的制作速度。

而我们可以把这些常用的功能添加到快速访问工具栏，添加好之后，这些功能会横向排列在菜单栏上方或下方，这样可以直接点击功能来使用，从而减少了二次操作。

6.5 保存设置，另存为多种格式

保存设置的功能可以另存为多种我们用到的格式，着重为大家介绍四种非常实用的格式：

• 存为“PowerPoint 97-2003演示文稿”，是一种兼容模式，文件可以使用任何的PPT版本打开。
• PDF格式用到的场合也很多，通常发给别人的文件最好保存为PDF，首先可以避免对方拷贝或修改文件中的内容；
• 其次用手机浏览PPT经常会出现内容变形的情况，而手机浏览PDF就不会变形。
• 也可以把PPT导出为“JPG和PNG”等图片格式，建议大家选用PNG格式，导出的PNG相比JPG清晰度会更高。
• 还有一种只能看不能更改的格式“PowerPoint图片演示文稿”，这种格式会让幻灯片变成一张张图片，可以满足只想让别人看，不想让别人改的小心思。

6.6 预览图模式，帮助分辨文件

PPT文件在未打开的状态下，在电脑桌面上有两种显示方式，一种是直接显示PPT软件图表，另一种是显示封面的缩略图，很显然封面预览图的显示方式，有利于我们更快的分辨不同的PPT文件。

我们可以通过路径“文件——属性——高级属性——摘要——勾选保存预览图片”来进行设置，设置好的 PPT文件在未打开状态下将显示封面预览图。

阅读型和演讲型

7.1 阅读型PPT

阅读型PPT简单来说是把文件直接发给读者看，没有额外的讲解由读者自行理解幻灯片的信息。在缺少讲解的情况下，想让读者准确的抓到核心观点会比较困难，因此要求信息比较完整的保留在幻灯片中；同时逻辑是否顺畅、思路是否清晰、观点是否明确也显得非常重要。

这类风格的PPT主要的应用场景非常多，包括：课件讲义、员工培训、公司介绍、营销策划案、行业报告、工作总结等等。

不难看出，阅读型PPT仍是以文字这种抽象符号为主要的信息载体，但是又比Word文本的传播效率更加高效。因此制作阅读型PPT的时候，需要在这些方面做出努力：

• 每页幻灯片只表达1-2个观点或事实
• 尽量使用简练、精准、通俗易懂的文字来阐述观点
• 文字排版等级鲜明，让核心词和关键词一目了然
• 比较讲究幻灯片的视觉设计感，以增强阅读趣味性
• 做好母版设计，保持每页幻灯片的统一性、节省时间

7.2 演讲型PPT

演讲型PPT必须要配合演讲者的解说才能最大发挥“传播观点”的价值，PPT仅作为演讲辅助道具出现（是完全的配角），用于渲染故事和烘托情绪。因此制作者应该注意页面的简洁美观，只把重要信息在幻灯片中展示。同时可以做少量的动画让演讲变得更生动。更青睐逼真度高的图片和素材，以达到视觉上的震撼冲击力。

跟阅读型PPT不同，演讲型PPT通常会这些场景中用到：个人分享、产品发布会、公众演讲、市场宣传等。

• 根据演讲者的思维习惯梳理整体逻辑
• 设计讲究画面素材与演讲者的互动
• 保证使用的图片、素材与主题的契合度
• 选择逼真、清晰和有视觉冲击力的素材
• 根据演示环境设计PPT风格和颜色
• 画面不要爱酷炫，以免喧宾夺主