为什么职场高手都是清单控？

*本文来源：曹将（公众号ID: CJPPTAO）；作者：莫斯；原标题：《为什么职场高手都是清单控？》；策划人网经授权发布

大家好，我是莫斯，一个刚工作3年，却有了9年工作经验的懒人。

今天给大家带来的分享主题是「如何使用清单」，帮助大家提升效率，做好职场精进。

核心解决以下三个问题：

• 1. 清单是什么？
• 2. 我们怎么制作清单？
• 3. 我们如何使用清单？

 

01

重新认识清单

对很多数朋友来说，认识的清单大概率是这样的：

△ 待办事项+时间点+打钩/划掉机制

但是，清单的外延可不止如此，它还可以是下面的模样：

△ 广州美食清单

△ KTV唱歌练习清单

△ 个人原则清单

看到这里，你肯定会好奇：那么，到底什么是清单呢？

说一下个人的理解：

清单，是将重要的事情借助外部工具进行收集整理与顺序排列，逐个执行或核查，最终达成目标的方法。

清单有四个特点：

• ● 作为外脑帮助记忆、减轻大脑负担
• ● 梳理筛选出关注的重点
• ● 聚焦执行落地与核查遗漏
• ● 能带来安全感和成就感

总之，有了它，记得更好、重点突出、落地方便、成就明显。

从使用情景出发，清单可以分为四类：

1. 1. 执行清单
2. 2. 核查清单
3. 3. 沟通清单
4. 4. 回忆清单

前三个来自于《清单革命》一书，最后的回忆清单则是自己定义的，它的作用就是用来储存记忆。

 

02

如何制作清单

认识了清单的作用后，我们接下来看看如何制作清单。

2.1 清单的基本原则

在制作层面，它需要遵循四个基本原则：

• ● 内容设计上，简单清晰一目了然，
• ● 实际执行上，有明确检查节点（主要针对执行清单和核查清单）。
• ● 随手可得但又不易丢失，成为你的贴心小管家，
• ● 内容能不断更新迭代，以适应实际环境需求，不断丰富功能。

2.2 清单制作的流程

清单的制作流程可以很简单，比如：

• ● 通勤路上随手记录待办事项
• ● QQ音乐里新建歌单

但我想跟大家分享一个「清单制作五步法」，保证它的完整性和可持续性。

以制作一份「职场绝对不做的事情清单」为例。

第一步，确认主题：明确制作清单的主题与目的是什么，解决的痛点要够痛、爽点要够爽。

• ● 背景：小黄，职场新人，经常踩坑或得罪人，但一而再三犯，生怕快被赶出公司。
• ● 目的：总结职场遇到的坑，防止重复犯错，明确职业边界底线，获得成长与认可。

第二步，罗列记录：通过发散回忆或流程复现，将所有认为符合的信息点全部罗列出来，建议用A4纸或空白文档。。

小黄从日常工作里的工作执行、工作态度、人际交往、向上管理、职业路径等方向，列出踩过的大大小小50多个坑。

第三步，归类合并：合并内容类似的点，按照SMART原则进行精简与分类，最后得到一个分类清晰的清单。

里面有些点在很多场景下其实可以做，那把模棱两可的选项筛选掉；有些表述不全面要补齐，把表述类似重复的做合并，并精简了表述形式。

再进一步删减，只留下15条，并做简单分类，发现在工作态度/工作方法上踩过的坑最多，后续需要重点关注。

第四步，实践后验：将清单用于实践检验，并将实践结果或遇到问题进行备注说明。

• ● 为了每天提醒自己，小黄把 15 条清单利用滴答清单批量导入功能，批量粘贴到 App 里。

• ● 每天下班路上，打开 app 一边回想、一边逐个划掉，把又踩了的坑或经历在清单旁备注，以便后面再复盘。

第五步，校准更新：清单以固定时间维度（天/双月/季度/半年）进行更新，剔除掉验证后并不适用的事项，加上新的待验证/实现的事项。

通过以上五个步骤，保证一个清单目标清晰、内容完整、可被现实检验、并持续更新。

 

03

如何使用清单

前面提到了四种清单类型以及如何制作完整清单的流程，那清单应该如何使用呢？

3.1 执行清单

• ● 节点：设定检查执行进度的关键节点，以便发现并弥补问题，或赶上进度。
• ● 消除：高频任务一定要设置勾掉/划掉机制，任务完成一瞬间快速勾掉，能带来心理上的满足。
• ● 跟进：执行类清单落到具体的责任人、时间节点、预期结果，实现有效跟进。

3.2 核查清单

• ● 消除：核查清单也需设置勾掉/划掉机制，甚至打印出来使用，确保无遗漏。
• ● 分类：核查清单可按照场景/类型/流程做分类，同类内容一起核查，提高检查效率。

例如下图的「春节出行行李核查清单」：

3.3 沟通清单

• ● 提纲清单：重要沟通前列出沟通重点的提纲，在对话时对照着这个提纲沟通，话题跑偏时及时拉回。
• ● 框架清单：储备向上沟通/团队沟通/面试沟通的常用框架，在平时提前以清单形式，填充这些方面自己思考的关注点和观察点，在需要使用时拿来即用。

● 落地追责：业务沟通结束，列清todolist，落实到责任人与时间点，如@Amos 21号21点腾讯会议分享清单经验。

3.4 回忆清单

• ● 定位外脑：回忆清单的定位是成为外脑，把易遗忘的记忆储存下来，比如美好回忆/愿望/经验。
• ● 工具载体：载体相对丰富，云笔记/GTD app/Excel/垂直类app都可以，但因为回忆足够稀缺且容易遗失，所以我们使用的工具应该足够高频，而且可以有备份。
• ● 美好记忆：将美好回忆整理成清单，身处煎熬困难之中，打开看看，带给自己些许温暖与动力。

• ● 经验/资源清单：通过整合各类资源/经验，分类打包在一个Excel或文档里，可以快速调用。

比如把常用各类神器网址集合成你专属的网址导航、点奶茶的清单，建议既有本地文件有能云端随时搜到，比如这个PPT设计工具list 。

https://pyfn8im0rt.feishu.cn/sheets/shtcn2uCqnlp72Uxt32d0cTVVUc

 

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清单制作工具推荐

清单核心不在工具，而在于清单式的方法与思考方式。但是选择一款合适的工具，可以让使用效率大幅提升。

在这里，推荐三款我日常使用的工具，它们全平台适用：

4.1 滴答清单

• 1. 符合国人使用习惯的 Todo List 类App。
• 2. 循环任务：支持丰富的自定义循环任务设置，减少习惯养成的操作门槛。
• 3. 闹钟提醒：智能识别输入时间，并且设置闹钟提醒，在指定时间弹窗闹钟提醒当前任务。

• 4. 分类与标签：可以对特定任务进行分类和优先级标记，便于管理。
• 5. 番茄钟：针对任务设置专属番茄钟，统计任务时间是否合理，并调节精力节奏。
• 6. 多端打通：全平台多端打通，清单内容可随时云端同步。

关键是以上这几个给力的功能免费版就能支持。

4.2 云笔记软件

印象笔记/有道云笔记/OneNote/为知笔记等，都可以使用，优先选大厂，数据相对有保障。

主要有以下几点推荐原因：

• 1. 多端云备份：（会员）可以支持多端云同步，防止内容丢失，便于查找信息。
• 2. 全局搜索：针对关键词全局搜索，也可以设置标签，快速定位要找的清单内容。
• 3. 多样式大容量：在多种样式文档记录的基础上，加上图片/视频/文件附件。

4.3 飞书（全平台）

• 1. 办公协作类app，非常适合沟通清单场景。
• 2. 云文档：通过清单事项跟进实现异步沟通，@对应对象可直接通知到对话，设置闹钟提示。
• 3. 日历：日历订阅管理，类似谷歌日历，直接在日历上管理日程，管理当天todo。
• 4. 丰富的插件：集成了滴答清单、OKR、Tower等众多协作工具插件，沟通清单使用典范。

• 5. 其他垂直类app：如大众点评/网易云音乐等等，使用其收藏清单功能进行分类收集。

 

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我是小结

以上便是今天的分享，最后我们简单总结一下：

5.1 清单是什么？

• 1. 概念与特点：外脑、梳理重点、聚焦执行落地与核查遗漏。
• 2. 好处：安全感、成就感、减负外脑、简单易执行。

5.2 我们怎么制作清单？

• 1. 原则：简单清晰、有检查节点、易得不易失、不断更新。
• 2. 清单制作流程：确认主题→罗列记录→归类合并→实践后验→校准更新。

5.3 我们如何使用清单？

• 1. 使用建议：工具应聚焦且高频、清单设计可复用、重要清单要备份。
• 2. 清单工具推进：滴答清单、印象笔记/有道云笔记等软件、飞书、垂直类app。

最后，关于清单的终极目标，我认为是：让自己的生活清晰，让自己的人生有序。

希望今天的分享对大家有所帮助。

*本文来源：曹将（公众号ID: CJPPTAO）；作者：莫斯；原标题：《为什么职场高手都是清单控？》；策划人网经授权发布