大型活动如何做好招募志愿者工作？

随着国内各大产业的高速发展，尤其在互联网领域，大型活动举办的频次已经越来越高，大型活动不仅规模庞大、跨越区域大、周期性较长，而且参与者人数较多、带来社会上的广泛关注，甚至还会得到当地政府的大力支持。

同时，伴随着大型活动的筹划和现场管理复杂程度增加，志愿者服务开始在大型活动中出现，主办方借助志愿者带来的服务价值，能让活动现场得到方方面面的保障，确保活动圆满成功。

△ 2019华为全联接大会志愿者合影

那么问题来了，主办方和活动公司怎样做才能吸引志愿者报名参与大型活动呢？为其保驾护航。

 

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志愿者类型

目前大型活动中的志愿者以大学生为主体，而大学生志愿者又分为有偿和无偿2种类型。

前者，主办方会以低于市场价上的价格支付给志愿者，再加上主办方赋予给志愿者的大会福利。

后者，主办方不会支付给志愿者任何费用，只会给到相应的大会福利。

今天，大汪和大家重点分享志愿者带来的“无偿”服务。

 

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志愿者带来的价值

首先，我们需要弄清楚，志愿者服务在大型活动中的价值有哪些？能给主办方带来哪些利好？换句话说“主办方为什么要用志愿者服务”。

我们可以先看下面一组数据：

• 在为期4天的2019华为全联接大会上，共有800名大学生志愿者参与。
• 在为期3天的2019世界人工智能大会上，共有800名志愿者参与。
• 在为期3天的第五届世界互联网大会，共有1260名“小梧桐”志愿者参与。

△ 第五届世界互联网大会志愿者动员会

通过以上数据，可以得出结论，志愿者服务已经得到大型活动的高度认可和高频率使用。在大型活动中高频率使用志愿者服务的背后，给主办方带来的好处其实有以下3点：

2.1 通过使用志愿者服务，可以大大节省主办方的人力成本。

按照一线城市的活动兼职成本计算，大概需要150元/天的费用，在刚结束的为期4天的2019华为全联接大会上，800名志愿者如果使用的是兼职服务，则需要产生48万元的会务人员费用。但是使用了志愿者服务，这批费用就节省了下来。

2.2 建立与高校、其他社会组机构的合作桥梁，引进活动管理人才。

志愿者基本上都是大学生，所学专业和会展、活动相关。主办方可以通过招募志愿者的形式，与这些专业高校建立长期的合作关系，甚至为优秀的志愿者（大学生）提供就业机会，成为主办方（企业）引进活动管理人才的优质渠道。

△ 华为给优秀志愿者颁发证书

2.3 让大会成为提供社会实践的“平台窗口”。

以2019华为全联接大会举例，每年都会选择在上海举行，给上海各大高校需要社会实践的大学生提供了800个学习交流的机会，华为不仅帮助到这些高校解决大学生的实践问题，还节省了一笔不小的活动开支费用。

 

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如何做好招募志愿者

在大型活动招募志愿者环节上，主办方首先要对大型活动的基本信息进行包装并加以文字说明，将吸引志愿者报名的亮点进行提炼，再传递给意向志愿者，参与大会可以获得哪些好处。这就是在宣传招募志愿者方面需要做的事情。

以2019华为全联接大会为例，在华为官方的招募志愿者文章中，有这样的一段文字介绍：

△ 2019华为全联接大会招聘志愿者文章-大会介绍

△ 2019华为全联接大会志愿者福利

PS：大会能给志愿者带来的好处一定要详实，并且能打动到志愿者，促使报名参加。所以，写好招募志愿者软文就显得尤为重要。

接下来，再来说说招募志愿者的工作流程有哪些。

（1）确定志愿者数量＆工作内容

可根据大型活动的规模和场地规划，对志愿者的数量进行敲定，再明确招募志愿者的工作内容有哪些，这里面需要活动公司项目经理负责协助主办方完成。

（2）制作志愿者申请表格

可以用免费的在线表格，用来收集志愿者的报名信息。

（3）通过各种渠道发布招募志愿者信息

• 可以通过主办方的官方微信、微博发出招募志愿者文章，进行网络宣传。
• 联系活动公司、人力资源公司协助做好招募志愿者工作。
• 与高校老师、学生会合作通过学生会等组织招募到志愿者。

△ 2019华为全联接大会招募志愿者要求

（4）线下面试或线上面试

对志愿者要求较高，可以通过线上初审，再通过线下集体面试完成，涉及到面试环节，就需要给出面试的具体要求和面试问题。最终再筛选出符合大型活动要求的志愿者。

△ 2019华为全联接大会招募志愿者面试须知

华为在面试环节上，筛选出志愿者，就会用邮件形式下发通知给志愿者，邮件中使用的文案，给志愿者制造一种荣誉感和使命感。

△ 华为从4452名志愿者筛选出800名

（5）志愿者管理与培训

由于大会现场流程和场地规划比较复杂，而且参会人数较多，且周期性较长，就需要在活动前对志愿者进行专业方面的管理培训。

大汪以2019淘宝造物节招募志愿者为例。

△ 2019淘宝造物节展前志愿者培训现场

负责2019淘宝造物节的志愿者招募工作，活动公司—杭州凝聚公关项目负责人在展前就对志愿者进行专业培训。

详细介绍了2019淘宝造物节现场布局和各个区域志愿者负责的工作内容。包括现场指引、安检、注册、接待、广播台等现场服务工作。

对志愿者还按照区域进行分组和现场布点安排。

最后，要想做好招募志愿者工作，一定需要讲清楚3点：大会介绍、志愿者工作内容＆要求、志愿者福利。缺一不可。

 

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活动公司可提供的服务

以上大汪所讲，更多的是主办方可以自行完成招募志愿者工作，但是活动公司作为大型活动的策划执行方，在现场负有总控管理职责，而志愿者作为现场的后勤保障，将直接影响大型活动带来参会者的体验和印象。所以，活动公司有必要协助好主办方，甚至主动承担起招募志愿者工作和现场管理。

• （1）大型活动背后的主办方可能对志愿者服务不是特别了解，甚至没有接触过，那么活动公司就有必要向主办方主动提出“志愿者服务”，使用志愿者服务可以减少会务人力成本，还让主办方多了一个“提供社会实践的窗口”企业形象。一举两得。
• （2）与主办方一起完成招募志愿者的工作，在招募志愿者的前期宣传渠道给到一定的支持。例如：主动提供并联系高校输送志愿者资源，让主办方看到公司的渠道优势。
• （3）活动公司除了招募志愿者，还可以对志愿者面试、志愿者工作分配、管理培训等环节上给到全方位支持，突出活动公司的专业度，让服务溢价。

在大型活动中，志愿者带来的服务价值已经显而易见了，而且主办方和志愿者都能从合作中获取到各自想要的价值。这也是为什么很多大型活动一直在使用志愿者服务的重要原因。

因为志愿者不仅能给大型活动带来年轻活力，还可以成为大型活动的一张“新名片”。每年一届的乌镇世界互联网大会千余名志愿者“小梧桐”就是大型活动中的典范。