PDCA方法结构化复盘示范：微软“听听文档”小程序推广

现实有一些人实现了2年获得别人3年甚至5年的成长速度，他们是怎么做到的呢？

这些人往往有一个共性，就是“会复盘”。

今天跟大家聊一聊“复盘”这个话题。

事情的缘由是我们和微软的一次合作，要帮助微软推广小程序“听听文档”，邀请50位KOL参与录制“听听文档”，推广目标是4W个新增用户。

我把这个工作交给知识IP大本营运营官凯凯负责，她最终完成的非常出色，搞定了：

• 1）实现新增用户4万人目标。
• 2）邀约73位知识IP入驻并完成微软听听文档的入驻。
• 3）52人听听文档新增真实阅读人数大于500人。

但凯凯并不满意，原因是我们当试图复盘的时候，她发现自己很难讲出自己到底做到了什么，收获了什么。

其实很多人都会面临这种问题，而这个的问题背后，其实反映了很多人只会总结流水账，不懂复盘，所以今天教大家一个

• “高效能职场人”必备的思考模型——PDCA！

什么是PDCA？简单解释一下：

Plan（计划）

在做事之前，你需要有一个清晰的计划，计划内包含你要做哪些事，什么时间完成，要达成什么样的目标，需要哪些资源支持；

Do（执行）

接下来，按照你的计划去执行；

Check（检查）

执行过程中，不断与最初计划对比，发现问题，比如原计划拖延了，或者某个指标没有达成；

Action（调整）

针对异常采取措施，比如增加资源，或者与关键人物沟通，最终保证目的的达成。

然后，上一次未被处理的Action，又会成为下一次活动的Plan，构成一个环，这个环又叫做“戴明环”。

下面为大家示范用PDCA方法做结构化复盘！

1. Plan：如何为这次项目做好规划？

1.1 这是一件什么样的事？（确认目标）

这件事情其实三赢：微软赢，IP营老师赢，秋叶团队赢。

• 1）对微软来说，我们有丰富的知识IP资源，且自带流量，是微软推广小程序需要的；
• 2）对知识IP来说，能够与微软合作，是非常好的品牌背书；
• 3）对秋叶团队来说，服务好知识IP大本营第五期老师，维护好和微软的资源，是长期利好。

1.2 我的目标是什么？（明确目标）

秋叶大叔给凯凯非常明确的指标，邀约50位知识IP入驻微软听听文档，并通过微课推广用户新增4万人。

1.3 为了达成目标，我需要做哪些事？（任务分解）

然后，把事项根据日期排列。

Ps：由于文档有一定的保密性，所以去掉了一些敏感信息。

1.4 我有哪些资源，我需要哪些帮助？

我有的资源：

我是知识IP大本营第5期运营官，有讲师资源、社群资源。

我需要的帮助：

• 1）秋叶大叔：号召IP参与
• 2）小助手：协助日常群内答疑

2. Do：如何顺利地推动这件事

2.1. 这件事有哪些关键节点？

• 1）嘉宾选择：自带流量的大咖会让活动难度降低；
• 2）项目策划：决定了嘉宾会对活动产生多大的热情；
• 3）嘉宾催稿：帮助嘉宾熟悉操作并轻松完成制作；
• 4）联合推广：决定了KPI是否达成。

2.2 我会遇到哪些困难，如何解决？

• 1）邀约嘉宾名单确定之后，如何邀约，让嘉宾参与度、参与率更高？
• 2）如何避免老师因为不熟悉微软听听文档操作而放弃？
• 3）老师会不会因为工作忙，不能及时完成交稿？
• 4）老师中途退出，如何及时候补？
• 5）老师推广精力有限，500新增用户阅读量难以达成？

举例来讲：

老师因为工作忙不能及时完成交稿？

以下是我的思考步骤：

1）站在邀约嘉宾的角度想问题：

亲自做听听文档录制测试，感受自己在达成目标过程中所遇到的阻碍，同样的，这也是邀约嘉宾同样会遇到的阻碍。

2）我会遇到的阻碍：

• 操作问题：操作遇到问题，能否尽快排除
• 时间问题：各种琐碎耽搁，录制久久未能启动

3）什么会让我更容易达成目标：

• 激励：完成后，打怪后的奖励
• 意义：这件事情本身的意义
• 截点：设置时间截点，制造紧迫感

我做出的措施：

1）嘉宾邀约：

拿到任务，我首先考虑的是我最大的优势是什么？我有人（讲师），我有社群运营经验，所以做这件事情的场景有了——利用社群，加上运营完成此次项目目标。

2）大咖铺垫：

嘉宾入群当晚，邀请大叔发言：告诉大家这件事情的意义，为后面事情开展做好铺垫。让大叔告诉大家这件事情不是帮我们做，而是这件事情对你们的意义是什么。（化被动为主动）

3）制造竞争：

• ——滚动公布营内各位老师录制进展：一天两次，中午和晚8:00（更新名单的老师要@出来）
• ——每隔3天左右，公布整体数据，发红包，给大家加油打气
• ——及时把老师们录制好的课程抛到群里，以供大家夸赞，欣赏

4）制造鼓励环境：

定段时间，输送大咖到群内，进行阶段性刺激

5）设置时间截点：

进行任务拆解，设置时间节点。

将微软听听文档录制划分为三个阶段——

• 第一步主题和大纲；
• 第二步围绕主题和大纲进行文字稿的撰写；
• 第三步录制听听文档。

这样做的目的，一是为了方便我们跟踪老师的录制情况，另一方面降低老师的录制难度。任何事情，迈出第一步，才有后续更多的可能。完成主题大纲预示着已经完成了50%，完成文字稿示着已经完成了100%.

在时间截止点前两天，点对点通知未完成的老师，看其回复决定是否终止其参与。这样做的目的是，一是提前两天提醒，给其时间准备；二是通过老师的完成情况形成刺激，鼓励其完成；三是通过回复决定其去留，方便我们及时调整名单。

6）打通任务：邀请老师——小助手玉婷进行用户跟踪——上线老师小助手玉婷及时对接小助手张静——小助手张静提醒老师填写表单——无赖对接微软数据——回执张静——群内发布

7）做足仪式感：

嘉宾邀约——通过——告知其入群时间以及当晚大叔讲话的时间——大叔做铺垫发言（相当于一个小开营）……

8）鼓励：

群内的大眼睛老师会对群内的老师进行听听文档的点评——内容部分以及声音部分。所以对这样的老师要及时鼓励，因为她对群内是有一定的促活作用，大家在录制听听文档时，不仅可以输出自己的内容，而且在内容和声音方面，得到指导。所以对这样的老师要进行关注和奖励。比如说在群里发红包，那老师在群里做解答，这样的动作就会更多，群内的体验就会更好。

9）操作问题解决：

制作听听文档使用手册，答疑手册。公众号绑定小程序手册。一方面减少人工答疑，另一方面，方便老师查看，及时找到操作窗口。预计可能会出现的问题先放在答疑手册当中，根据后面的观察以及老师遇到的问题反馈及时更新答疑手册。

3.Check：总结项目的结果

3.1 有哪些地方超出了预期，或之前没有想到？

目标达成，超出预期目标完成任务，在50+老师课程上线听听文档的基础上，完成4万推广目标，并实现52人全部达成500人真实阅读量。

3.2 出现了哪些延期，或动作没能达成效果？

咖位级别更高的老师邀约，拖到了后期。在制作推广期间邀请大咖入群，一方面可以鼓励营内参与录制的老师，另一方面也可以侧面督促所邀请的大咖及时完成。单向对接，容易石沉大海。

4. Act：对总结的结果进行处理

4.1 针对上述不足的问题，如何补足？

• 1）提早邀约
• 2）对接到其助理，让其助理提醒，其余不需要老师做的，直接跟助理对接，减少其任务量
• 3）制作阶段及时邀约入群

4.2 是否发现了一些可以优化的点？如何优化？

1）没有及时留存推广步骤，截图等资料，后面寻找难道大，时间花费长。

2）前期准备，中期执行是开始关注的点，但可以想的更深一步，做完了，还能怎样发挥它的余热，进一步放大它的效果。

下一次会随时记录推广动作，这么做的原因，我的思考，遇到的问题，我是怎么解决的。

4.3 本次活动收获了哪些经验？如何积累下来？

• 1）善用背书：用大咖背书，比如嘉宾邀约，用秋叶大叔推荐，这件事情的通过率会更高。
• 2）根据观察，随机应变：使用场景的扩充，打破原有微课一种形式，并向大家宣传。
• 3）及时反馈：数据进展情况，给同样参与其他推广部分的同事，鼓励和刺激。
• 4）找准自己的位置：我是本项目的负责人，应该负责整件事情的统筹，而不是钻到细节，所有事情全权负责。所以我在一开始进行了任务分解。

为什么这次事情能够取得成功？敏妈曾经在公司开会时问我：如果没有前面的积累，听听文档微课推广这个项目交给你，你敢做吗？我摇头。在某一程度上来讲，做事情，最底层的事情全部摸透，也就打好了基础，再接到一个项目时，你会发现逻辑是共通的。

原标题：如何2年获得3年的工作经验？靠复盘